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現場の脇で、同じ書類を見ながら話す二人

BACK OFFICE ENGINEERINGspinWorksバックオフィス丸投げ

優秀で、なんでも頼める事務員を、雇いませんか？

求人を出さなくても大丈夫です。御社のやり方を覚えて、日報の整理から請求書づくりまでこなす、もう一人の事務員です。くり返しの作業は、少しずつ仕組みに置き換えていきます。

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PAIN

AIを使いたい。でも、形にする人がいない。

  1. 知る新しいツールやAIの情報を追う
  2. 使い道を決める自社のどの仕事に使えるかを決める
  3. 毎日使う仕組みにして、毎日使えるようにする

使い道を決めて毎日使えるようにするには、手間も人もかかる

その2つを、spinWorksが引き受けます。

新しいツールを知っても、自社のどの仕事に使うかが決まらなければ始まりません。返信、見積もり、請求の流れを一緒に確認し、お客様を待たせている所や、取りこぼしが起きている所から手をつけます。

BOTTLENECK

見積もりを出すのが1日遅れて、仕事を逃したことはありませんか。

問い合わせへの返信、見積もり、請求の確認のどこで時間がかかっているかを一緒に洗い出し、代行と仕組みづくりで改善します。
  1. 問い合わせ返信が遅れて、他社に流れる
  2. 見積もり作るのに時間がかかり、出すのが遅れる
  3. 受注・手配段取りが電話とメモで、行き違いが起きる
  4. 現場・記録同じ数字を何度も書き写す
  5. 請求・入金請求漏れ・確認の手間

気づかないうちに起きている取りこぼし

返信や見積もりの遅れ、請求の漏れ。一つひとつは小さくても、積み重なると売上に響きます。

人を増やす前に、仕事を見直す

仕事の流れを見直すと、人を増やさなくても回るようになることがあります。人を探す前に、まず今の仕事の流れを一緒に見てみませんか。

CONCEPT

今月の事務は、私たちがやる。
来月からは、仕組みがやる。

これまでの事務

  • 書類を毎月同じ手順で作る
  • くり返しの作業も人がやる
  • やり方は担当の方しか知らない

spinWorksの事務員

  • 書類を作りながら、作り方を仕組みにする
  • くり返しの作業は、システムとAIに任せる
  • やり方が会社に残る

同じ数字を書き直す時間が減れば、事務の方はお客様への返事や現場の相談に時間を使えます。そのための仕組みづくりを引き受けます。

FOR EXAMPLE

たとえば、建設・運送の会社の1日で見てみます。

  1. 出庫

    配車表と点呼の段取り

    spinWorksの事務員なら配車表を、前日のうちに1枚にまとめておく

  2. 現場

    台数と品目の記録

    spinWorksの事務員なら話すだけで日報に入るようにしておく

  3. 受入場

    受領書と伝票の控え

    spinWorksの事務員なら写真1枚で、伝票の控えに残す

  4. 事務所

    伝票・台帳・請求書

    spinWorksの事務員なら締め日に、請求書の下書きがそろっている

DEMO

仕組みの例：運行の内容を話すだけで日報ができ、締め日の夜には請求書が送られます。

デモを触ってみる ↗

ONE-STOP

ツール選びから開発、その後の運用まで、まとめてお任せください。

別々の会社に頼むと、そのたびに説明し直しになります。spinWorksなら、窓口はひとつです。
  1. 01

    最新の情報を追う

    新しいツールやAIの中から、御社の仕事に本当に使えるものを選びます。

    • ツール・AIの比較と選定
    • 使える・使えないの見極め
  2. 02

    社内のデータを整理する

    紙・Excel・LINEに散らばった記録を、保存場所も書き方も統一します。

    • データの保存場所の整理
    • 入力の形の統一
  3. 03

    請求書などの業務を電子化する

    日報から伝票・台帳・請求書まで、書き写さずに作れるようにします。

    • 請求書・伝票の自動作成
    • 日報の入力のしかたの見直し
  4. 04

    社内のシステムを作る

    既製品で足りない所は、御社専用の仕組みを開発して入れます。

    • 社内ツールの開発と実装
    • 入れた後の直しと保守

どこから始めても構いません。いちばん手間のかかっている所から始めるのがおすすめです。

COMPARE

事務員を雇う場合・外注する場合との違い

事務員を1人雇う作業ごとに外注するspinWorks
採用・教育の手間採用と教育が要る都度の依頼で済む都度の採用は不要
最新のツール・AIを追う担当の方の関心による頼んだ範囲で対応こちらで追って提案
データの整理から開発まで担当の方の得意分野による作業ごとに依頼先が分かれるまとめて引き受ける
やり方が会社に残る担当の方の経験に残る依頼先ごとに分かれて残る手順として記録に残す

FLOW

まずは、いちばん面倒な仕事を一つ教えてください。

  1. お話を伺う

    今の仕事の流れと、いちばん手間のかかっている所を伺います。

  2. 一つの業務を仕組みにする

    効果の大きい業務を一つ選び、仕組みにして動かします。

  3. 任せる範囲を広げる

    使われていることを確認してから、ほかの業務へ広げます。

  4. ツールや会社の変化に合わせて、直し続ける

    使われ方を見て、合わなくなった所を直します。

FAQ

よくある質問

事務の作業そのものも頼めますか？

はい。仕組みに乗らない事務も引き受けます。そのうえで、くり返しの作業は少しずつ仕組みに移していきます。

パソコンが苦手な社員が多くても大丈夫ですか？

はい。現場の方は、話す・写真を撮るなど、今のやり方とあまり変えずに使えるようにします。

一部の業務だけでも頼めますか？

はい。いちばん手間の大きい一つから始めるのが基本です。

会社の情報の扱いは大丈夫ですか？

始める前に、秘密保持の書面を交わします。

料金はいくらですか？

任せる業務の量と内容を伺ったうえで、面談時にご案内し、契約前に書面でお示しします。

CONTACT

まず、話を聞かせてください。

相談する（フォーム）電話 03-4400-1442
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